【自我成長】什麼是GTD時間管理法？五步驟帶你深入了解時間管理系統

最後更新時間 2022-09-30

現今社會忙碌的生活步調，除了每天要面對老闆、上司疲勞的轟炸，永遠有做不完的專案，回家後還要面對家人請你幫忙做許多繁雜的家務，是不是覺得常常時間不夠用呢？

或是你有一個想要完成的目標，可是因為生活忙碌的關係，總是將它擱置在一旁？過了一年才發現你還在原地踏步，別擔心，也許你需要學習的是時間管理方法。

今天要為你介紹的是非常有名的「GTD時間管理法」，對於想要改變自己的你千萬別錯過，唯有讓工作與生活平衡，才能讓自己過上理想的生活。

什麼是 GTD (Get Things Done)時間管理法？

GTD時間管理法的全名為 Get Things Done ，簡稱為「GTD」，於2001年David Allen所提出的時間管理系統，並出版著作《Get Things Done》，造成全球熱銷200萬本，並翻譯成30幾種語言。

David Allen所推行GTD的時間管理法，方法概念簡單且執行成效佳，簡單來說是「把事情完成，用一種毫無壓力的方式」。在大腦背後默默的執行運作，讓你不知不覺中完成所有該完成的事項。

如果你是推延症候群、或是發現自己時間永遠不夠用的人，一定要好好認識這個強大的時間管理方法，下面會一一為你介紹相關的書籍推薦、優缺點分析、GTD時間管理的五個步驟，別忘了繼續看下去喔！

GTD 推薦的書籍- 《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》

《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》

本書為GTD的作者大衛・艾倫（David Allen）所發行的著作，被雜誌Time譽為十年來最權威的書籍，並排行亞馬遜時間管理類第一名。

作者認為「工作能力」和「放鬆能力」是有一定的關聯，只有思緒清晰且放鬆時，才能將事情做的有條理，用實際的案例帶著你了解處理事情的先後順序，分辨事情的輕重緩急再來一一行動，這個方法已獲得認知科學研究理論的支持驗證，並用按部就班的方式帶著你一步一步完成你的管理系統。

GTD 時間管理法的優缺點

優點

1. 有系統性的處理事務、並一一分配輕重緩急
2. 隨時掌握自己各個不同任務的進度
3. 遇到事情時能夠更放鬆、平穩的面對處理

缺點：

1. 必須花費時間精力學習
2. 必須要建立一個自己的系統來管理
3. 一開始需要一些毅力

GTD 時間管理法的五步驟

步驟一 「收集」階段

先準備一個收集箱，也就是將任務、瑣事、想法等放置的區域，不管是用什麼方法，記錄下來就對了！我們必須先把這些集中在一個箱子裡，接下來才會來整理箱子內的東西。

要記住一個「兩分鐘原則」，如果你的這件事情處理的時間不超過兩分鐘，那麼就現在把它處理掉吧！超過兩分鐘的事項在放進收集箱內。

紀錄的工具盡量是可以隨手可得的，簡單快速可以記錄的地方，可以是一本隨身攜帶的筆記本、或是一個軟體筆記本。

像是

1 ) 與廠商在下個月進行開會，需要製作簡報

2 ) 家裡的雞蛋快沒了，要去超市採買

3 ) 孩子下週要舉辦萬聖節，要幫他製作服裝

4 ) 月底要交進度報告給主管…..等等。

接下來就進入下一步「整理」。

步驟二 「歸納」階段

剛剛收集的待辦事項、任務進了收集箱，可別這樣就放置一邊不理會呢！接下來就是要進行歸納階段，將所紀錄下來的資訊做定期的整理、歸納、清空。

可以訂立一個時間是每天固定歸納整理的時間，可以是每天睡前花五分鐘、或是早上通勤的路上，打開看看你的收集箱內容並進行整理，將這些事項一一歸納到不同的清單中。

是兩分鐘內可以完成的事情 ？

Yes ，完成它！並把它清掉。

兩分鐘內無法完成的事情？

Yes ，把它放到待辦清單

可以自己獨立完成嗎？

NO，請設定執行日期並委託他人協助處理

有特定的日期嗎？

Yes ，把它放到行事曆，並寫上詳細的時間與任務名稱

是一個多執行的任務嗎？

Yes ，如果是一個大的專案任務，需要把它拆解為可執行的單執行任務，並設定執行的時間。

能不能化成行動？

NO，也許是某個想法、或是知識，記錄到自己的知識系統

步驟三 「組織」階段

將步驟二所完成的歸納清單進行組織，把每個任務分別加上一個標籤(tag)，並用不同的顏色來做區別，並設定優先處理順序以及需要完成的時間。

像是待辦清單、特定日期清單、知識清單、未來有一天清單等。

舉例來說，剛剛上面有一個任務：

「與廠商在下個月進行開會，需要製作簡報」

先紀錄下與廠商開會的日期、時間，設定必須完成簡報的日期

將大任務化成行動，並放置到待辦清單內

→ 12/10 製作「XXX會議」簡報

→ 12/12 準備會議所需設備、確認會議流程

步驟四 「檢視」階段

定期的檢視任務是否達成、執行的成效等，每天/每週/每月固定檢視這些任務是否有按照設定的時間達成，有沒有需要改動的地方？

像是某些任務當初以為兩天就可以完成，結果需要再更多的時間才有辦法達成，這時就重新回到組織的階段，將你的任務在切成更小的任務，把他設定新的時間進行執行。

步驟五 「執行」階段

依據上面所規劃的任務，每天按部就班的執行，要注意執行的先後順序要按照輕重緩急來進行，只要專注在GTD系統內的任務就好，不必擔心事情會不會來不及，因為你都已經事先規劃好了！

這樣一來你可以放心專注在你現在要處理的目標上，不必因為其他事情造成分心，也可以提高生產的效力，所以作者所提倡的GTD被稱為無壓力的時間管理系統，讓你可以放鬆心情的完成要辦的任務。

GTD 精華整理

• GTD是一個時間管理的概念，我們可以透過數位工具將概念發揮透徹
  不過至於要怎麼透過數位工具來執行GTD，將GTD的精神發揮光大？
之後我會整理出文章帶你一起設定執行！教你怎麼使用數位工具來完成你的系統
• 盡力去完成每一件事，記住！要放鬆的去完成它
• 養成管理自己時間的好習慣，你會發現你可以掌握你的生活
• GTD的五步驟：「收集」、「整理」、「組織」、「檢視」、「執行」。

下方是閱部客所介紹的GTD

延伸閱讀：【數位工具】2022年我所推薦的25款生產力工具APP

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