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【todoist教學】如何使用todoist實踐GTD時間管理系統?五分鐘快速上手

最後更新時間 2022-11-10

前言

今天想為大家介紹一款全球超過三千萬個用戶使用的專案管理、待辦清單的軟體工具「todoist」。

而為什麼會想要介紹這個工具呢?是因為我發現自己常在無意之中會有很多的想法或靈感,例如我想寫的文章主題、想做的方向等等,但是等到開始工作時就會忘了這些想法,直到我開始習慣記錄這些想法之後,我發現自己的工作效率變的更好,也能更有效的運用時間。

這篇文章我會分享todoist的介紹、操作方式以及如何使用它來執行GTD管理系統,有興趣的朋友請繼續看下去吧!

todoist 平台介紹

Todoist 是一個「任務管理」的軟體工具,2007年由Amir Salihefendic所創立的,介面採用直覺、簡單設計,功能簡易快上手,可迅速管理專案執行的階段任務,並讓專案參與人員共同加入,快速同步待辦事項。

並提供­Google Chrome 與 Fire­fox 外掛功能,可在瀏覽器安裝Todoist套件,在執行工作時不需一直切換桌面,在網頁上即可彈出選單管理任務,讓你方便在瀏覽文章時也能紀錄任務清單,同時也可以建立任務的優先等級,按照優先等級去完成任務。

下載軟體

IOS用戶 :點我下載

Android用戶 :點我下載

Mac用戶:點我下載

Win­dows用戶:點我下載

todoist 功能特色

  • 介面乾淨明瞭、上手容易
  • 可設定任務的優先等級,排定重要順序優先處理
  • 可將想要瀏覽的網頁設定為任務,加入為稍後閱讀清單
  • 可將信件內的郵件設定為任務,加入為待處理清單
  • 設置任務的截止日期與重複到期日,讓自己不遺漏任務
  • 可作進度追蹤,提高個人、工作上的生產效率

todoist 註冊

step 1 :至todoist官網進行註冊,點選右上角「免費加入」

step 2 :選擇要註冊的方式,可使用電子郵件、facebook、Apple進行註冊,這邊示範使用google登入,你可以選擇你想註冊的方式。

step 3 : 請選擇你要註冊的google帳號

step 4:這樣就完成註冊囉!畫面會進入到todoist的任務管理介面,下方我會為你繼續介紹操作介面。

todoist 操作介面

上方功能列:(左至右)

菜單:選擇縮放做邊菜單列表

首頁:回到首頁

搜尋:搜尋任務、項目等

添加任務:添加任務至列表

效率:查看工作任務的完成比率

幫助中心:提供幫助、模板、快捷鍵、入門指南、同步等功能

通知:最新消息通知

設定:設定、主題、活動歷程、列印、專業版、下載、登出等功能

左側功能列:

收件箱:將任務搜集至此

今日:查看今天的任務列表

預覽:日曆方式檢視任務列表

過濾器&標籤:查看過濾器、標籤內容

項目:建立的所有任務項目

中間區塊:

顯示任務標題、子任務等,提供列表、視圖兩種檢視模式。

右上功能列:

評論:新增評論

查看:調整檢視方式、排序方式

任務選單:添加版塊、模板導入導出、訂閱功能、已完成任務

todoist 教學 — 實踐GTD時間管理法

步驟一 「收集」階段

運用Todoist的收件箱,將你所想到的任務放進你的收件箱中,不管是任務、瑣事、想法都可以放進來,你可以用快速且易懂的方式輸入進去,像是 「3/28下午我要去參加公司會議」、「4/6 家裡大掃除」。

平日隨手看到或是想到就可以記錄下來,呈現的方式就是像下方圖所示,日期系統會自動偵測並顯示於標題下方。

步驟二 「歸納」階段

可在每天晚上或是早上通勤時來進行整理收件箱的內容,要記住重要的兩分鐘原則,如果你處理的事情不超過兩分鐘的話,就直接完成它吧!完成後可以把它刪除。

步驟三 「組織」階段

將剛剛歸納好的任務進行組織,把每個任務移至你所建立的工作清單中,你可以建立不同的清單,像是待辦清單、工作清單、未來有一天清單等,若這個任務是很龐大的,你可以將它切成好幾個小任務或是建立子任務,並為每一個任務加上日期、標籤、優先層級等。

建立項目清單:在項目右側按「+」,輸入項目名稱、顏色、瀏覽方式,按下「保存」

將你所需要的清單建立完成如下圖所示

將收件箱中的任務移動至所屬的清單中,點選任務右側「…」>「移動到項目」>「你的清單項目」。

接著到你的項目清單中,調整你的任務,若任務太大可以設定子任務、日期、優先等級、標籤等。

步驟四 「檢視」階段

接著你要定期的去檢視任務達成的成效,你可以選擇上方功能列的效率來查看,固定在每週、每個月來看工作的狀態,如果發現有些任務比想像中花時間,就可以將任務回到組織的階段,重新制定好任務之後將任務切成更小並設定新的時間,再來繼續執行它。

步驟五 「執行」階段

根據你所設定的任務時間,每天按照計劃來執行,在執行前可以按優先等級來進行,你只要專注於完成任務清單的內容即可,不需要擔心有其他事情影響你的其他工作進度,這就是GTD時間管理法的大大優點呢!

任務完成後,記得要在任務圈圈中打勾,表示已完成任務唷!是不是很簡單呀~快來試試看吧

todoist 使用心得

todoist沒有太多複雜的功能,對於只想要專心在紀錄任務、清單的朋友來說是非常適合的,介面操作上也很簡易上手,我覺得很適合在管理自己的生活、工作,因為常常生活中有許多的雜事需處理,但一旦忙碌起來就很容易忘記,todoist的優勢在於除了有APP、電腦版以外,還可以使用瀏覽器外掛的功能,讓你在開會、瀏覽文章時,有靈感就立刻紀錄起來,另外還有apple watch的版本呢!我認為剛開始接觸GTD概念的朋友,可以試試用todoist來進行,因為平台功能簡易好上手,有興趣的朋友可以下載來體驗看看~



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