【數位工具】如何運用notion實踐GTD時間管理系統，一步一步帶你建立系統(詳細圖文教學)

最後更新時間 2022-10-04

什麼是GTD時間管理法?

GTD( Get Things Done )是由David Allen所提出的，簡單來說就是用一種毫無壓力的方式把事情做完，從收集待辦清單開始，把需要完成的事項先記錄下來，再將不同的事項分配到不同的項目清單中，你才會知道目前有那些項目需要處理，那些是緊急的又有哪些是可以慢慢完成，當你可以掌控好所有的任務後，你才會知道現在做什麼事情才是正確的，不會覺得壓力很大，事情永遠都做不完。

如果你想了解更多關於GTD時間管理法，可以參考我之前寫的文章

【自我成長】什麼是GTD時間管理法？五步驟帶你深入了解時間管理系統

我為什麼會選擇用Notion來執行GTD?

以前在當上班族的我，是一名軟體工程師，手上負責的專案有1~2個，當時的團隊是採用敏捷式開發，就是將大任務切割成小任務後，放在待辦清單上面，定期的檢視完成的任務，每週專案管理師會固定跟大家確認手上任務的情況，彼此之間也知道團隊的其他成員目前手上的任務。

因為有了這樣管理任務概念後，我發現我工作的效率變得更好，因為我知道當下我需要完成什麼，專案管理人不會因此隨意安插任務進來，我也可以好好的把手上的工作完成，剩餘的時間我會自己安排學習的進度或是修改bug等。

因此當我成為自由工作者之後，我開始用任務管理的方式來管理我的工作，而notion是我近期來很常用的數位工具，所以今天想要和大家分享我是怎麼使用notion來實踐GTD時間管理系統，有興趣的讀者請繼續看下去，下面我會一步一步帶你們完成GTD的簡單概念系統。

運用notion實踐GTD系統

這邊我會先用簡單的方式帶各位做出GTD系統，主要是想帶著大家了解這個概念與精神，所以做出一個簡易的版本讓大家都可以輕易弄懂，我認為notion最強大的地方不是了解這些軟體的操作(其實很快就可以上手)，而是運用這些功能做出屬於自己的核心系統。

如果你是no­tion 新手，可以參考我的這篇文章

【數位工具】Notion 是什麼？新手必看的20分鐘快速上手教學

STEP 1 建立任務清單

建立一個任務清單的頁面，新增「tableView」，將標題寫上任務清單，其中欄位包括如下：「任務名稱」(Text)、「完成」(checkbox)、「執行日」(Date)、「優先順序」(select)、內容。

這一個清單就是所有任務的集合，你可以在這邊看到所有大大小小的任務，像是週六要進行採買，可以新增一個採買的任務，並加上預計的執行日期、優先順序(高、中、低)，完成就是任務完成後即可打勾、內容可以記載任務的資訊。

STEP 2 建立專案清單

上述的任務清單建立完成後，再來就是要建立一個專案的清單，在左下方按下「Add page」>「table view」，命名為專案清單。

將這些任務分類至專案中，專案的部分可以依照你目前手上的專案去新增。

舉例來說：你目前在經營個人品牌，你有不同的平台去做你的個人品牌，那你可以將不同的平台建立一個專案，部落格專案、IG專案、Youtube專案、tiktok專案或是日常生活瑣事等。

專案清單的欄位第一個專案名稱，列出你的專案名稱，這邊我舉例部落格經營、日常生活。

再來新增一個欄位，按下「+」> 「Rela­tion」> 選擇剛剛所創建的「任務清單」資料庫 > show on 點選開啟 > 「Add relation」

你會看到表格中多一個欄位「任務清單」，接下來你就可以將你的任務事項歸類在這些專案中，而專案內的表格也會出現所屬的小任務。

STEP 3 回到任務清單，替每個任務分類歸屬專案

剛剛已經將專案表與任務表建立連結，你回到任務表可以看到多一個→project的欄位，點下方空白處後，可以選擇任務的專案，一一的將這些貼上標籤連結。

專案內的表格也會出現所屬的待辦事項了！

這邊可以清楚地看到你的每一個專案分別進行的任務有哪一些，也能幫助你可以掌握每一個任務的項目。

STEP 4 建立GCD 管理中心 page

再來就是進入重點了，前面的步驟主要是建立資料庫，讓我們將事件存放的位置，現在要建立的是檢視管理的頁面，我們可以在管理中心的頁面放上我們想掌控的事項。

這邊我會先建立一個收集匣，也就是GCD原則中的步驟1 -「收集」階段，將任務、瑣事放置的區域。

輸入「/」> 「link view of data­base」> 選擇剛剛所建立的「任務清單」資料庫

接著點選「filter」篩選條件為 project is emp­ty (專案是空白的)

這樣就完成建立收集匣了，你可以在這邊新增各種你所想到的任務、瑣事等，這個清單是存放未經整理過的任務，等到你要整理時，將project的欄位歸類所屬專案後，收集匣就會自己消失拉～

任務還是存在著，因為這邊只是給你新增任務的收集區而已，讓你隨時新增待辦的任務。

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接著新增今日待辦 ，跟上面的步驟一樣，

輸入「/」> 「link view of data­base」> 選擇剛剛所建立的「任務清單」資料庫

點選「filter」篩選條件為 執行日 is Today （今日需完成的任務）

點選「sort」> 優先順序 Ascend­ing （優先順序由高到低）

這樣一來，每天一進到辦公室工作前，你就可以先檢視今天要完成的任務有那一些，完成後再按勾選完成的框。

在表格的第二個分頁新增今日已完成，這邊顯示今日完成的任務清單

點選「filter」篩選條件為 執行日 is Today & 完成 is checked。

表格的第三個分頁新增未完成任務，這邊顯示逾期未完成的任務

點選「filter」篩選條件為 執行日 is before Today & 完成 is unchecked。

接下來可以新增本週待辦，顯示本週需完成的事項

點選「filter」篩選條件為 執行日 is with­in the next week & 完成 is unchecked。

最後一個我們來新增本月任務

一樣的步驟新增/linked view of data­base > 選擇data­base > … > Lay­out > Calendar

將排版改成日曆的模式

這樣就可以檢視本月的任務清單了，你可以確認會議、安排活動前，打開來看本月或下個月有哪些事情，再來確認行程哦！

結語

以上是利用notion來實踐GTD時間管理法，相信各位照著步驟很快就可以完成這個模板了，如果有不清楚的地方可以在下方留言，我會回覆給各位。

我來分享使用的方式，每天早上起床我會先檢視本日任務有哪一些未完成，接著安排一天的行程什麼時間做哪些事，我會檢視未完成清單內的東西，並把逾期未完成的重新檢視一次，如果這個事情已經不需要做了，就將它刪除，若還需要重新分配時間，那就改執行日讓他消失在未完成的清單中。

接著就開始我的一天行程，在工作中如果有接到新的任務我會直接輸入到收集匣內，晚上回家後再整理收集匣的內容，並幫他們分配執行日與專案。

本週/月會定期檢視任務完及的狀況，並會定期檢視專案任務中的事項有沒有確實完成，我想這個模板是初步的概念，更深入的部分之後會再和大家分享。

利用這樣的方法來管理你的生活、工作的話，相信可以更妥善的安排時間，不會到了截止日前才想起有這個事情要做。

延伸閱讀：

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